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F.A.Q. Rubrica 

L'organizzazione della rubrica d’Ateneo prevede per tutto il personale operante presso l’Università un'associazione per "struttura organizzativa di appartenenza" e per "struttura organizzativa di lavoro". Per i docenti, in particolare, esiste un' ulteriore associazione, la cosiddetta "struttura di afferenza". Generalmente, un docente "appartiene" ad una Facoltà (per la didattica), "afferisce " ad un Dipartimento (per la ricerca), ma potrebbe esercitare la propria attività presso una qualsiasi altra struttura organizzativa. Tuttavia, in linea di principio, per i docenti la struttura di lavoro si identifica con lo stesso Dipartimento.

Tramite le pagine della rubrica, ciascuna struttura organizzativa universitaria, previa autenticazione – con la digitazione di un codice di accesso (utenza) e della relativa password forniti a ciascuna struttura – può autonomamente intervenire per modificare:

  • i dati riguardanti la struttura stessa (telefono, fax , e-mail, sito web);

  • i dati relativi al personale dirigente della struttura (nome e cognome del Presidente/Direttore/Preside/Responsabile/Segretario, telefono, indirizzo e-mail);

  • i dati del personale che "appartiene" alla struttura (telefono, fax , e-mail, avvisi, ecc.).

Analogamente, anche al personale dipendente (docente e tecnico-amministrativo) è consentito intervenire in modifica sui propri dati inseriti in rubrica (telefono, fax, e-mail, avvisi, ecc.), utilizzando come codice di utenza il proprio numero di matricola (visualizzabile sul cedolino dello stipendio, anteponendo eventualmente uno zero qualora non presente) e come password il proprio codice fiscale digitato in maiuscolo.

Indice delle domande

 

Procedura per la verifica ed aggiornamento dei dati inseriti nella rubrica
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Per visualizzare i dati inseriti nella rubrica, occorre selezionare la sezione "Area riservata al personale" che consente al personale l'accesso alla scheda contenente i propri dati. Per accedere il personale deve opportunamente autenticarsi: la procedura richiede l'inserimento del proprio numero di matricola e della relativa password, ovvero quelle utilizzate per accedere ai servizi on-line disponibili per il personale dell'Ateneo (rubrica, help-desk, cartellino web, consultazione liste degli studenti iscritti agli appelli, ecc.). 

In proposito si rammenta che: 
- per il personale dipendente la matricola è quella riportata sul cedolino dello stipendio (anteponendo uno 0 iniziale qualora non fosse presente, es. 012345); 
- per il personale non dipendente (personale "non contrattualizzato", docenti a contratto, ecc.) la matricola è quella assegnata per l'accreditamento del proprio
nominativo sulla rubrica d'Ateneo e corrisponde ad un numero del tipo 9XXXXX; 
- per entrambe le categorie di personale, la password iniziale corrisponde al proprio codice fiscale digitato in maiuscolo. Qualora l'utente abbia già provveduto alla modifica della propria password, in questo caso per accedere alla sezione "Area riservata al personale"occorre ovviamente inserire la password modificata. 

In seguito all'autenticazione, occorre selezionare la voce "Gestione dati presenti nella rubrica" che richiama la scheda contenente i propri dati inseriti nella rubrica d'Ateneo, nell'ambito della quale il personale potrà operare le modifiche e/o le integrazioni che riterrà necessarie. Al termine degli interventi di modifica e/o integrazione dei dati occorre cliccare sul pulsante "Aggiorna", posto in fondo alla pagina, per confermare l'aggiornamento apportato ai dati. 

Si rammenta, inoltre, che la password di accesso ai servizi on-line (rubrica, help-desk, cartellino web, consultazione liste degli studenti iscritti agli appelli, ecc.) può essere modificata. Per tale modifica, basta selezionare la voce "Modifica password di accesso"una volta effettuato l'accesso alla sezione "Area riservata al Personale": la procedura richiederà l'inserimento del proprio numero di matricola e della vecchia password, la digitazione della nuova password ed infine il reinserimento della nuova password a conferma della modifica. La modifica della password sarà completata soltanto dopo aver cliccato il pulsante "Invia", posto in fondo alla pagina. In proposito, si precisa che la nuova password deve contenere almeno otto caratteri.


Si rammenta, infine, che la modifica della password di accesso ai servizi on-line può essere anche operata accedendo alla Intranet di Ateneo attraverso il portale di Ateneo http://www.unito.it, all'interno del quale occorrerà cliccare sulla voce "Intranet" e selezionare la sezione "Applicazioni online" e successivamente la voce "Gestione password di accesso alle applicazioni online". Per la modifica, la procedura richiederà l'inserimento del proprio numero di matricola e della vecchia password, la digitazione della nuova password ed infine il reinserimento della nuova password a conferma della modifica. La modifica della password sarà completata soltanto dopo aver cliccato il pulsante "Invia", posto in fondo alla pagina. Si ricorda nuovamente che la nuova password deve contenere almeno otto caratteri.

Per eventuali ulteriori chiarimenti o richiesta di supporto, occorre inviare una e-mail all'indirizzo helplogin-personale@unito.it.it, avendo cura di indicare esplicitamente nome, cognome, n° di matricola e struttura di appartenenza dell'utente ed una descrizione dettagliata della natura del problema riscontrato o della tipologia di supporto richiesta.

Qual è il numero della matricola che consente al personale di accedere alla sezione della rubrica “Area riservata al Personale”? 
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Per il personale dipendente, la matricola è quella riportata sul cedolino dello stipendio (anteponendo uno zero iniziale qualora non presente, es. 012345). Per il personale non dipendente consultare le faq successive.

Qual è la password che consente al personale di accedere alla sezione della rubrica “Area riservata al Personale”?
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La password iniziale per l’accesso alla rubrica, alla sezione “Area riservata al Personale”, corrisponde al proprio codice fiscale (digitato in maiuscolo).

Quali sono le impostazioni necessarie per consentire al mio browser il corretto funzionamento?
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La procedura funziona correttamente soltanto se i cookies sono attivati.  

  • Se si utilizza Microsoft Internet Explorer bisogna attivare i cookie seguendo la procedura sotto descritta:
       
    cliccare sul menu "Strumenti";
    selezionare "Opzioni Internet". Si aprirà la finestra "Opzioni Internet";
    cliccare "Protezione";
    cliccare sul pulsante "Personalizza livello". Si aprirà la finestra "Impostazioni protezione".
    cercare la voce "Cookie";
    cliccare sulla voce "Attiva";
    uscire dalla finestra "Impostazioni protezione" cliccando su "Ok";
    uscire dalla finestra "Opzioni Internet" cliccando su "Ok".
      

  • Se invece si utilizza Netscape bisogna attivare i cookie seguendo la procedura sotto descritta:
       
    cliccare sul menu "Modifica";
    selezionare "Preferenze";
    selezionare la voce "Avanzate";
    nel riguadro "Cookies" selezionare l'abilitazione dei cookies.  

La password è modificabile?
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La password può essere modificata accedendo alla sezione della rubrica “Area riservata al Personale”, e selezionando la voce "modifica password di accesso". Per la modifica, la procedura richiederà l'inserimento del proprio numero di matricola e della vecchia password, la digitazione della nuova password ed infine il reinserimento della nuova password a conferma della modifica. La modifica della password sarà completata soltanto dopo aver cliccato il pulsante "Invia".

Il sistema non accetta la mia password. Cosa occorre fare? 
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Verificare che la password sia stata digitata correttamente. Se non è stata modificata, il sistema richiede inizialmente il codice fiscale (digitato in maiuscolo). Nel caso il problema continui a verificarsi, occorre inviare una e-mail all’indirizzo helplogin-personale@unito.it.it, indicando nome, cognome, numero di matricola, struttura di appartenenza e una descrizione dettagliata dell’anomalia riscontrata.

Ho dimenticato la password di accesso alla sezione della rubrica “Area riservata al Personale”. A chi devo rivolgermi?
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La password per l’accesso alla sezione della rubrica “Area riservata al Personale” può essere richiesta inviando una e-mail all’indirizzo helplogin-personale@unito.it.it indicando nome, cognome, numero di matricola e struttura di appartenenza.

Sono una persona che è stata appena assunta all'Università in qualità di personale dipendente: cosa occorre fare per essere accreditato sulla rubrica di Ateneo? A chi devo rivolgermi? 
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Coloro che sono assunti presso l’Università in qualità di personale dipendente universitario non devono fare nulla. L'inserimento dei propri dati all'interno della rubrica avverrà in modo automatico entro una settimana dalla data di assunzione.

Sono un consulente dell'Università non appartenente al personale dipendente universitario: cosa occorre fare per essere accreditato sulla rubrica di Ateneo? Dove trovo la mia matricola? A chi devo rivolgermi? 
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L'accreditamento sulla rubrica d’Ateneo del personale operante presso l'Università in qualità di personale non dipendente deve essere effettuato dal referente informatico della struttura di riferimento incaricato di accreditare nella rubrica il personale non dipendente che opera presso la propria struttura. A tal fine il referente di struttura, una volta verificato lo status lavorativo della persona da accreditare, procederà ad accreditare il suo nominativo accedendo alla sezione della rubrica - all’indirizzo http://wall.rettorato.unito.it/w3/rubrica/consulta_elenco.asp - cliccando sulla voce “Area riservata alle Strutture Organizzative”, inserendo l'utenza e la password di struttura già fornita. Una volta effettuato l'accesso alla sezione della rubrica il referente informatico, cliccando sulla voce "Inserisci personale non dipendente", procederà ad inserire il nominativo da accreditare che verrà associato ad una matricola del tipo 9xxxxx. Il numero di matricola assegnato permetterà al personale accreditato di avere accesso alla sezione della rubrica “Area riservata al Personale” per la modifica dei propri dati (la password iniziale corrisponde sempre al codice fiscale digitato in maiuscolo). Ogni Divisione o Area dell’Amministrazione Centrale dispone di un referente informatico.
Nel caso dei Dipartimenti occorrerà rivolgersi al Segretario Amministrativo.

ATTENZIONE!!!
 
Prima di procedere al caricamento di nuovo personale non dipendente, occorre verificare che il nominativo non sia già presente in rubrica, e che non risulti associato ad un'altra struttura organizzativa (ricercandolo tramite la apposita maschera di ricerca presente nella home page della rubrica stessa). In questi casi occorre segnalare la modifica all'indirizzo helplogin-personale@unito.it.it e non effettuare in autonomia l'inserimento; questo per evitare duplicazioni incontrollate di dati, come per esempio caso di docenti titolari di appelli su diverse Facoltà.
 
Sono un docente a contratto, non appartenente al personale dipendente universitario: cosa occorre fare per essere accreditato all'interno della rubrica d’Ateneo? A chi mi devo rivolgere?
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L'accreditamento sulla rubrica d’Ateneo del personale operante presso l'Università in qualità di personale non dipendente deve essere effettuato dal referente informatico della struttura di riferimento incaricato di accreditare nella rubrica il personale non dipendente che opera presso la propria struttura. A tal fine il referente di struttura, una volta verificato lo status lavorativo della persona da accreditare, procederà ad accreditare il suo nominativo accedendo alla sezione della rubrica - all’indirizzo http://wall.rettorato.unito.it/w3/rubrica/consulta_elenco.asp - cliccando sulla voce “Area riservata alle Strutture Organizzative”, inserendo l'utenza e la password di struttura già fornita. Una volta effettuato l'accesso alla sezione della rubrica il referente informatico, cliccando sulla voce "Inserisci personale non dipendente", procederà ad inserire il nominativo da accreditare che verrà associato ad una matricola del tipo 9xxxxx. Il numero di matricola assegnato permetterà al personale accreditato di avere accesso alla sezione della rubrica “Area riservata al Personale” per la modifica dei propri dati (la password iniziale corrisponde sempre al codice fiscale digitato in maiuscolo).

ATTENZIONE!!! 
Prima di procedere al caricamento di nuovo personale non dipendente, occorre verificare che il nominativo non sia già presente in rubrica, e che non risulti associato ad un'altra struttura organizzativa (ricercandolo tramite la apposita maschera di ricerca presente nella home page della rubrica stessa). In questi casi occorre segnalare la modifica all'indirizzo helplogin-personale@unito.it.it e non effettuare in autonomia l'inserimento; questo per evitare duplicazioni incontrollate di dati, come per esempio caso di docenti titolari di appelli su diverse Facoltà.

Sono un docente a contratto, non appartenente al personale dipendente universitario: cosa devo fare per visualizzare la lista degli iscritti ad un appello? A chi devo rivolgermi?
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Anzitutto, è necessario che il nominativo del docente sia inserito nell’elenco della rubrica d’Ateneo (sulle modalità consultare faq precedente). Una volta inserito nella rubrica, affinché il nominativo del docente sia associabile ad un appello e consenta la visualizzazione, oltre che dei dati personali, anche del menù di gestione della Prenotazione Esami, occorre che il personale referente della struttura di appartenenza al momento dell'inserimento del nominativo nella rubrica selezioni nel campo “qualifica” la voce “Prof. a contratto non dip.”. L’assegnazione di una qualifica diversa da quella indicata non permette l'associazione del nominativo inserito ad alcun appello. In caso di difficoltà e/o per segnalazioni circa eventuali anomalie, occorre inviare una e-mail all’indirizzo helplogin-personale@unito.it.it, indicando nome, cognome, numero di matricola, struttura di appartenenza e una descrizione dettagliata dell’anomalia riscontrata.  

NOTA BENE: in questo contesto si fa riferimento ai docenti "non stipendiati" che comunque sono titolari di appelli. I Prof. ordinari, associati, ricercatori, sono invece “personale docente stipendiato” che non deve essere inserito e che già accede normalmente alle voci di interesse sulla prenotazione esami (visualizzazione liste ecc).  

Ho lavorato presso l'Università, nella struttura XXX, in qualità di personale dipendente a tempo determinato. Il rapporto di lavoro da dipendente è cessato, ma continuo a lavorare presso la medesima struttura in qualità di personale non dipendente. Il mio nominativo non viene più visualizzato nella rubrica d’Ateneo. A chi devo rivolgermi?  
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Nel momento in cui il servizio prestato presso l’Università, in qualità di personale dipendente a tempo determinato, giunge a normale scadenza, con la cessazione del rapporto di lavoro, automaticamente anche la rubrica d’Ateneo viene aggiornata, con la cancellazione dei dati presenti nell’elenco della rubrica (all’atto dell’inserimento dei dati del lavoratore all’interno della rubrica è prevista l’esplicitazione di una data di fine rapporto).
Qualora però, il lavoratore continui a prestare il proprio servizio nella medesima struttura (od anche in altra struttura dell’Ateneo) non più in qualità di dipendente ma con un rapporto di lavoro da non dipendente, affinché i propri dati siano nuovamente visualizzabili nella rubrica occorre che il referente informatico della struttura nella quale egli presta servizio proceda a ripristinare l’accreditamento del nominativo nell’elenco della rubrica.
A tal fine, il referente di struttura addetto all’inserimento dei nominativi, una volta verificato lo status lavorativo della persona da accreditare, procederà all’inserimento del suo nominativo accedendo alla sezione della rubrica - all’indirizzo http://wall.rettorato.unito.it/w3/rubrica/consulta_elenco.asp - cliccando sulla voce “Area riservata alle Strutture Organizzative”, inserendo l'utenza e la password di struttura già fornita. Una volta effettuato l'accesso alla sezione della rubrica il referente informatico, cliccando sulla voce "Inserisci personale non dipendente", procederà ad inserire il nominativo da accreditare che verrà associato ad una matricola del tipo 9xxxxx. Il numero di matricola assegnato permetterà al personale accreditato di avere accesso alla sezione della rubrica “Area riservata al Personale” per la modifica dei propri dati (la password iniziale corrisponde sempre al codice fiscale digitato in maiuscolo).

ATTENZIONE!!! 
Prima di procedere al caricamento di nuovo personale non dipendente, occorre verificare che il nominativo non sia già presente in rubrica, e che non risulti associato ad un'altra struttura organizzativa (ricercandolo tramite la apposita maschera di ricerca presente nella home page della rubrica stessa). In questi casi occorre segnalare la modifica all'indirizzo helplogin-personale@unito.it.it e non effettuare in autonomia l'inserimento; questo per evitare duplicazioni incontrollate di dati, come per esempio caso di docenti titolari di appelli su diverse Facoltà.

Quali sono le modalità da seguire nel momento in cui una persona che prestava il proprio servizio presso la struttura XXX, in qualità di personale dipendente a tempo determinato/personale non dipendente (consulente, docente a contratto, ecc.), cessa il proprio rapporto di lavoro nella medesima struttura, affinché il suo nominativo non venga più visualizzato nella rubrica? Cosa occorre fare? A chi occorre rivolgersi?
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Nel caso si tratti di personale dipendente, assunto a tempo determinato, non occorre fare nulla. Una volta che l'Area Personale avrà espletato le pratiche relative alla cessazione del rapporto di lavoro, il riallineamento tra l’anagrafica del personale e l’anagrafica di riferimento della rubrica avverrà entro 30 gg. dalla data di cessazione. In automatico, il nominativo della persona il cui rapporto di lavoro è cessato non verrà più visualizzato nell’elenco della rubrica. 

Qualora, invece, si tratti di personale non dipendente (consulente, docente a contratto, ecc.), occorrerà rivolgersi al referente informatico della struttura XXX, incaricato di cessare dall’elenco della rubrica i nominativi del personale non dipendente, che hanno prestato servizio presso la struttura XXX, il cui rapporto di lavoro è giunto a scadenza. 
Per operare la cessazione, il referente della struttura XXX dovrà accedere alla sezione della rubrica - all’indirizzo http://wall.rettorato.unito.it/w3/rubrica/consulta_elenco.asp - cliccando sulla voce “Area riservata alle Strutture Organizzative” ed inserire l'utenza e la password di struttura già fornita. Successivamente, il referente dovrà cliccare alla voce "Modifica dati in rubrica del personale appartenente alla struttura" e selezionare dall’elenco del personale della struttura (menù a tendina) il nominativo della persona che deve essere cessato. Cliccando sul pulsante “Ricerca” il referente richiamerà la scheda con la quale quella persona era stata accreditata nella struttura XXX. A questo punto, per operare la cessazione, basterà che il referente inserisca nell’apposita form “Data cessazione” la data relativa alla cessazione del servizio prestato dalla persona presso la struttura XXX. In automatico, il nominativo della persona cessata non verrà più visualizzato nell'elenco della rubrica.

Lavoro presso l'Università, nella struttura XXX, nessuno è a conoscenza delle modalità per l’accreditamento nella rubrica d’Ateneo. A chi devo rivolgermi?
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Se trattasi di personale dipendente non occorre fare nulla. Una volta che l'Area Personale avrà espletato le pratiche relative all’inserimento del nominativo nell’anagrafica del personale, il riallineamento tra l’anagrafica del personale e l’anagrafica di riferimento della rubrica avverrà entro 30 gg. dalla data di assunzione.
Se invece trattasi di personale non dipendente, occorrerà rivolgersi al referente informatico della propria struttura di appartenenza incaricato di inserire in rubrica i nominativi di personale non dipendente che presta servizio presso l’Ateneo.
Per informazioni occorre inviare un e-mail a helplogin-personale@unito.it.it specificando cognome, nome e codice fiscale e struttura presso la quale presta servizio.

Sono il referente informatico della struttura XXX. Non sono a conoscenza del codice di utenza e della relativa password per potere accedere alla rubrica alla sezione “Area riservata alle Strutture Organizzative” per effettuare modifiche sui dati del personale appartenente presso la medesima struttura. Cosa occorre fare? A chi occorre rivolgersi?
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In questo caso, il referente della struttura dovrà inviare una comunicazione e-mail all’indirizzo helplogin-personale@unito.it.it, citando in Cc il Responsabile della struttura richiedente. Nella e-mail occorrerà indicare nome e cognome del referente, struttura di appartenenza e indirizzo e-mail al quale dovranno essere inviati gli estremi del codice utenza e della password di struttura. Si rammenta che la diffusione del codice utenza e della password, all’interno di ciascuna struttura d'Ateneo, deve essere limitata al solo personale referente di struttura autorizzato ad accedere alla sezione per effettuare le modifiche dei dati.

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